社区项目验收时，后台可以展示测评数量、活动记录和转介状态。可这些记录回答的是“系统里留了什么”，并不自动回答“约定的服务是否已经提供”。
如果采购既包含软件，又包含心理服务人员的工作，验收材料就需要分别对应两部分交付。否则，系统演示很顺利，居民实际获得的服务却仍然说不清。
软件可用，与服务完成是两件事
软件部分可以检查居民如何进入任务、工作人员如何查找资料、不同角色能看到什么，以及项目结束后资料如何交接。应当选几种真实可能出现的情形演示，不能只查看供应商事先准备好的统计截图。
服务部分则应回到合同：约定提供了哪些活动或沟通、由什么人员执行、何时完成、有哪些必要的服务记录。某项系统功能已经开通，不能代替人员实际到场；平台上有“已转介”状态，也不能单凭这个标签认定居民已经获得接收方的服务。
深圳市南山区南头街道公开的社区心理服务采购信息是理解具体项目交付范围的一个例子。不同项目的采购要求各有差异，不宜将其中的服务数量或材料要求套成统一规则。
同一条服务记录，可以分别核对
例如，居民在活动中提出进一步沟通需求。软件验收关注工作人员能否按约定权限记录必要信息、找到后续负责人员、查看处理状态。服务验收则核对是否进行了约定的联系，居民是否接受安排，接收方是否有相应的服务条件。
有些联系发生在线下或电话中，未必需要系统自动完成。采购方应确认允许保留哪些必要摘要、由谁补录，以及怎样检查记录与实际执行是否一致。要求“所有事情都在线上完成”，可能反而让工作人员忙着填表，忽略居民的实际需要。
对拒绝或暂不需要后续服务的居民，应如实记录其选择。不能为了让报表闭合，把没有发生的服务写成已经完成。
汇报材料不用装进所有个人细节
向采购方证明工作完成，并不等于必须提供居民的完整心理报告。统计材料、执行记录与用于专业沟通的个体资料，应按用途分别准备。需要抽查时，再按项目适用规则确定查看人员和范围。
WHO社区心理健康服务指南强调以人为中心、尊重权利的服务方向。准备验收资料时，也应顾及居民的隐私与服务连续性；具体要求按项目适用规则落实。
项目收尾前，最好再核对尚未完成的约定事项。待联系、待确认接收和计划继续开展的服务，分别交给谁，接续条件是什么，都应让接手人员看得懂。记录齐全只能说明资料保存较好；服务是否得到接续，还需要双方确认。
对社区采购负责人来说，一份好用的验收清单不必很长，但应能分辨软件交付、人员服务和后续安排。把这三件事分别核实，才不会让漂亮的大屏代替实际服务。