负责人调岗或离职，机构需要同时安排工作去向和访问变化。只关账号，未完成的反馈可能无人接手；只把姓名改成新同事，原有访问又可能继续存在。
可以围绕离岗者实际承担的项目整理交接，避免把所有心理档案重新复制一遍。
从还没有做完的事开始
列出正在推进的任务、待交付报告、已约定反馈、等待处理的问题和必要工作资料。每项写明当前进展、下一步、期限与拟接手人。涉及专业服务的接续，还要考虑接手人的职责与能力，不能只因其拥有管理员账号就交给其解释报告。
已完成事项也要能找到必要记录。资料存放在个人聊天或个人设备上的，按机构批准的方式移交到适当位置，核对范围后再处理原副本；不要把全部资料发进项目大群。
新同事先获得需要的访问
为接手人确认其负责的项目和功能，使用个人账号及适当权限，不沿用离岗者的身份操作。请接手人实际打开需要的任务与材料，确认知道如何继续，而不是仅在交接表上签收一个文件夹。
旧负责人创建的入口、分享材料和导出副本也需要检查。关闭登录账号，不代表之前已交付的所有文件都自动消失；哪些仍需使用、由谁维护，分别记录。
人员变化与账号管理应相衔接。NIST SP 800-53的账号管理控制也强调人员离开或职责变化后的相应处理。机构应按实际人员变动时间安排调整，避免把固定周期检查作为拖延必要变更的理由。
交接窗口结束后，再核对一次
按离岗或职责变化安排收回不再必要的访问，并记录处理时间与责任人。需要临时参与交接的范围和期限应明确，不以“可能还要问他问题”为理由长期保留全部权限。
随后请接手人确认工作已能继续，项目负责人检查有没有漏掉的反馈或服务安排。参与者需要知道后续联系谁时，通过适当渠道说明新联系方式，不必披露员工离岗原因。
外部专家或合作人员的项目结束，也按同样思路处理：确认剩余工作、材料去向和访问期限。定期复核仍有必要，但应当补充人员变动时的及时处理，而不是替代它。
一份交接记录最后能够说明每件事由谁继续、每份必要材料在哪里、旧访问如何处理，就比只有“账号已关闭”更能保证工作接续。