机构刚开始用系统时，报告数量不大，谁看过什么往往还能靠团队自己记住。时间一长，历史报告、复测结果、跟进记录不断积累，原来那些模糊的查看边界就会越来越难维持。
到这个阶段，真正要解决的通常已经不是“能不能查到”，而是“谁查过、为什么查、后面有没有记录”。
历史报告一多，查看边界会变得更重要
报告数量少的时候，很多团队不会觉得权限和留痕有多重要。可一旦时间拉长，历史数据越来越完整，谁可以看全量、谁只能看自己负责的部分，就必须更明确。
否则，团队表面上是在共享信息，实际上是在增加后面管理的不确定性。
只管能看，不管留痕，后面很难追责任边界
很多机构会先把重点放在能不能快速查到报告，但后面真正麻烦的，是谁查看过、谁处理过、谁把哪些内容继续往后交接了。如果没有这类记录，问题出现以后很难回头核对。
这也是为什么权限设计和访问留痕往往要一起看，而不是只看其中一项。
系统越往长期用，越要能说明“谁做过什么”
历史报告越积越多，机构最后会更看重心理测评系统有没有角色查看、访问留痕和持续档案管理能力。因为机构真正要面对的，不只是报告越来越多，而是历史报告越积越多，越需要知道谁看过什么。