同一套心理健康信息化管理平台里，常会同时出现班级趋势、个人测评报告、咨询预约、服务进度和年度汇总。团体趋势帮助安排资源，个案记录帮助服务人员接住具体的人，管理报表帮助负责人判断项目是否运行。把它们放进一张人人可见的大表，既难以阅读，也容易让无关角色接触到个人信息。
三类数据各自回答什么
团体趋势关注班级、部门、校区或项目的整体情况，例如参与率、支持主题变化、资源活动是否被使用。个案服务记录关注某个人当前怎样被跟进，例如是否已联系、服务由谁负责、下一次节点在哪里。管理报表关注项目运行，例如覆盖范围、完成率、等待时长、已结案数量和资源缺口。
团体报表无需展示个人作答、访谈摘要或可反推出个体的细节。管理者需要知道某项服务是否排队过久，无须看到会谈内容。
团体趋势先解决统计口径
团体看板至少写清时间范围、对象范围和指标定义。以“服务量”为例，它可能是报名人数、完成测评人数、参加活动人数、完成首次沟通人数或结束服务人数。口径不清，同一个数字在不同月份和校区就没有可比性。
展示趋势还要考虑人数规模。人数很少的团队，均值或比例很容易让人推回某位成员。此时可以合并更大范围的统计、仅显示流程进度，或暂不输出细分比较。团体结果更适合呈现方向和资源需求，例如某年级完成率偏低、某部门等待时间上升。
个案服务围绕责任链记录
个案页面的重点是让负责的人知道下一步。内容可以包括当前服务目标、已确认的联系方式、测评或沟通的状态、已做支持动作、下一次联系时间和需要交接的事项。每条记录都应能回答：谁负责，何时复核，什么状态才算完成。
直接服务人员查看所需的完整内容；班主任、HR 或项目协作者获得与自身行动有关的简要建议；管理者看到流程是否被接住。服务结束、人员离岗或角色变化时，系统同步调整查看范围。
管理报表看流程，不替代专业判断
管理报表适合追踪项目运行，例如任务覆盖、异常作答处理、从提示到首次联系的等待时间、转交是否确认、不同资源的使用情况。它能帮助负责人发现人手不足或流程停滞，却不应用来给个别人员下结论。
每个指标附上简短说明：数据从哪里来、统计到哪一天、什么情形会被计入或排除。项目复盘时，负责人可以据此区分参与人数下降、问卷完成后没有进入复核、服务发生但结案记录缺失等问题。
用角色和数据范围完成分层
落地时先画一张权限图：谁看团体趋势，谁处理个案服务，谁看管理报表，谁负责账号和日志。再为每一类页面列出允许查看、导出、修改和转交的动作。橙星云的团体测评、报告查看、预警处理和项目管理能力可以分别承接这些页面；机构仍需确认自己的统计口径、责任人和服务边界。
数据分层的价值在于让每个角色看到与自己工作真正有关的内容。