毕业班一离校，心理数据就进入最尴尬的阶段：继续留着，怕违规和泄露；直接删光，又可能丢掉转介与危机处置所需的连续信息。年限和导出权限必须在入学或首次建档时写进制度，不能等学生办完离校手续再临时决定。
归档要先拆对象。普查原始作答、个报全文、危机面谈留痕、普通完成率汇总，保留价值与敏感度完全不同。完成率类汇总可按校历保留较短周期，用于次年对比组织工作量；个报与危机相关记录通常更长，但仍应有明确上限，并写清到期后是匿名化、封存还是销毁。年限数字以本校制度与上级文件为准，系统只负责执行到期策略，不负责替学校发明法规口径。
离校动作还应联动主数据：学籍状态变为毕业后，默认停止向其发送新测评，个人端入口关闭或只读。历史任务仍可按权限追溯，但不应继续出现在「在校催测」名单里。班级解散后，班主任角色对已离校学生的可见范围要自动收缩，避免「人走了权限还在」。转学、休学复学与毕业要分开处理：毕业偏归档，休学偏暂停任务，转学偏主键迁移，不能三套状态共用一个「停用」按钮糊弄过去。
导出闸门：和归档年限绑在同一套规则里
允许导出的，应区分「脱敏统计」与「含身份明细」。含姓名、学号、危机备注的导出，默认只给极少数角色，并记录谁在何时导出了哪段范围。打印件视同导出。毕业季突击把全库备份到个人网盘，必须在技术与制度上同时禁止。
时限也很关键：即便角色有权，也可设置「离校超过若干个月，明细导出需额外审批」。这样既保留极端情况下的合法查阅，又避免无限期便利导出。批量导出要能按届别、按任务截取，而不是一次性拖走十年。橙星云若支持按学籍状态联动权限，离校当天就应生效，而不是靠人工逐个关账号。
验收：用一名模拟毕业生把路径走通
验收可做三件事：模拟一名毕业生，班主任是否还能打开个报；心理老师导出是否留审计；到期策略是否有演练记录（哪怕在测试环境）。再抽查一份历史危机留痕，确认归档后仍按原权限隔离，不会因为「数据进了冷存储」就变成谁都能下载。
把规则写成一页《离校数据说明书》贴进项目资料：保留多久、谁能看、谁能导、到期做什么。归档不是把数据堆进磁盘就结束，而是让不该再流动的数据停住，该被追溯的动作留痕。毕业季忙，规则却要在开学前就写进系统。