准备把测评报告交给参与者、专业人员或项目负责人时，先问对方准备怎样使用：在手机上读、下载留存，还是拿到现场打印。格式选择应该跟着这个动作走。
如果目的是阅读一份已有解释和图表的完整报告，优先查看系统提供的报告页面或成文导出方式。PDF通常适合固定版式的阅读、归档和打印；表格文件更适合整理可编辑的数据。文件名里都有“报告”，并不意味着两者包含相同内容。
要打印，就先打一份样张
查看打印预览，核对纸张大小、缩放、页边距、图表和分页。正文完整而页脚被裁掉，或者一条说明被分到下一页，都会影响阅读。不同字体、阅读软件和打印设置可能影响实际呈现，不能承诺PDF在任何环境都绝对一致。可参考Adobe的PDF打印设置说明，在实际交付设备上试印。
正式分发前，至少检查报告对象、完成时间、工具名称、解释文字与图表是否对应。如果准备双面打印，还应确认每份报告的起止页，避免把两个人的材料装在一起。
要在线读，就从接收方的入口看一次
管理员能打开的页面，接收方未必拥有相同访问条件。用经过批准的测试方式，核对接收方能否找到报告、看清正文和图表，以及知道疑问联系谁。不能为验证方便，把真实个人报告发进公共群聊。
下载文件和在线入口也有不同的后续安排。下载后的文件可能继续留在接收方手里；在线入口是否持续可用、是否需要登录，应按本次服务说明确认。不要让对方以为一个临时入口就是永久档案。
CSV、Excel或JSON是否包含解释、图表、逐题数据或评分规则，取决于实际导出内容，不能仅凭扩展名推定。若对方需要批量分析，应另行确认数据字段与使用范围；不必为了交付一份可读报告，把不必要的原始数据一起发送。
选好格式后，把一份样张交给真正的阅读者确认：能否打开、能否读懂、需要打印的是否完整。确认本次系统与版本支持的方式，再确定交付渠道和接收人，通常比争论哪种格式“最专业”更有效。