最稳妥的整理方式，是先给学生一个本项目内的唯一编号，再把每位填写者的每次问卷作为独立记录连接过去。姓名相同、手机号相同或同属一个班，都不能直接作为配对依据。
这里讲的是学校已经按适用要求开展的多信息源评估怎样整理数据，不是建议再增加一轮全员测评。
先建一张编号对应表，再建答卷表
编号对应表只负责“学生是谁”，由获授权的少数人员保管。答卷表使用本项目内的学生编号，例如S041，不直接放姓名、手机号和家庭地址。编号不要编码出生日期或诊断信息。保留对应表的资料仍可识别个人，不能宣传为完全匿名。
答卷表建议至少有这些列：项目编号、学生编号、报告者角色、报告者编号、工具版本、测量批次、作答日期、答卷编号、当前处理状态。报告者编号用来区分同一学生的两位照护者或两位教师；角色不能只写一个笼统的“成人”。
同一套工具也可能提供不同信息源、年龄和随访版本。例如SDQ官方明确区分家长、教师、自评以及随访形式，部分版本的回顾时段不同。[1] 因此，“能连到同一学生”不等于“可以合成一份分数”。
看一个五份答卷的虚构例子
某项目本轮计划分别收集一位指定家长和一位指定教师的问卷，收到以下五份资料：
- S041／家长P01／家长标准版／第1批／答卷R101
- S041／教师T01／教师标准版／第1批／答卷R102
- S042／家长P01／家长标准版／第1批／答卷R103
- S042／家长P01／家长标准版／第1批／答卷R104
- S043／教师T01／教师标准版／第1批／答卷R105
本例P01、T01均为各学生名下的本项目代号，不代表不同学生拥有同一位报告者。
S041已有两种预定来源，可以形成一组配对资料。S042收到同一来源的两份，先核对是否重交或不同时间重答；在原因查明前标记“重复候选”，不能直接取最新一次。S043目前只有教师资料，标记“家长来源待收或不参与”，不能把缺口补成0分。
用四项检查发现串人、重复和漏项
第一，学生编号是否都能在本项目对应表找到。找不到时先隔离核对，不靠相似姓名猜配。
第二，按“项目＋学生＋报告者编号＋工具版本＋批次”查看是否出现多份答卷。这个组合只用于提示重复候选；如果同一批确有多次有计划测量，应再区分测量时点。每份答卷仍保留独立编号与日期。
第三，对照本轮预先确定的报告者清单检查来源是否到齐。若计划允许两位家长，应分别保留P01、P02；不能因为都是“家长版”就删掉一份。缺少某一来源是否继续使用已有资料，由负责人员按用途判断。
第四，检查宽表展开后的列名。使用“家长P01_版本_时点”和“教师T01_版本_时点”区分结果，不让一个“总分”列覆盖另一列。不要仅按行号把两个工作表横向粘贴，排序或缺交一旦不同，后续每行都可能连错人。
交付时附一张异常清单：待确认归属、重复候选、缺少预定来源，以及每项的处理人和处理结论。中国教育追踪调查的官方工作手册也把编号和匹配作为不同来源数据整理的重要步骤；这里借鉴的是数据连接原则，不能把该调查编号规则直接当成学校心理测评规范。[2]
最终交给专业人员的，应是来源、版本和时点都清楚的一组记录。至于家长和教师为何看见不同表现，再进入相应的专业解释与沟通。