一家咨询机构决定停业或搬迁，数据这条线上的事有它自己的节奏：先定下停止接案的日期，再通知在访和已结案来访、约定各自档案怎么处理，然后设一个数据导出与交接的截止时间，最后才是清空原系统、注销账号。历史测评数据的导出，就卡在倒数第二步——一旦系统关停，没导出来的东西再想找就难了。所以趁系统还在，要先把导出清单里到底该有哪些内容列清楚。
来访基础档案与知情同意
第一类是每位来访的身份档案和当初的知情同意记录。姓名或编号、建档时间、联系方式、所属批次或来源，以及签署过的知情同意书和数据授权范围。同意记录尤其不能漏：迁址或移交后数据还能不能继续保存、给谁，边界就写在当初的授权里，导出时要一并带走，否则新主体拿到数据却说不清自己有没有权保存。
测评原始作答与报告
第二类是测评本身的数据。不只是生成好的报告，还包括原始逐题作答、所用量表及其版本、计分规则、每次测评的时间和对应的会谈节点。只导最终报告不够——换了系统或时隔已久再要复核，没有原始作答和当时的常模、量表版本，报告就无法回溯。复测多次的来访，要把历次版本按时间线整体导出，而不是只留最新一份。
会谈记录与转介信息
第三类是和测评关联的过程信息：会谈记录摘要、风险处置记录、转介说明、督导批注中可移交的部分。来访若要转到新机构继续咨询，这些是新咨询师读懂历史的依据；涉及风险处置的记录更要完整保留，以备后续追溯。哪些属于机构内部、不随来访迁移，要事先划清。
账号、权限与操作日志
第四类容易被忘：系统侧的账号清单、角色权限配置，以及访问和导出的操作日志。停业交接本身也是一次高敏感的数据流动，谁在什么时候导出了哪些数据，要留下可查的记录。日志导出后独立存放，作为这次交接的凭证。
导出格式上，尽量选通用、可长期打开的格式，别锁死在原厂商的专有格式里；导出后核对条数和完整性，确认没有截断。橙星云支持按机构维度导出来访档案、测评原始作答与报告、操作日志等结构化数据，机构停业或迁移时可以整体带走，不必逐条手抄。收尾照一份可执行的清单逐条落实：四类数据都已完整导出并校验、原同意范围随数据一并移交、交接双方各留一份导出凭证、原系统内的敏感数据在约定期限后按规定清除、整个过程留档备查。