心理服务项目开展一段时间后，手里会有不少资料：测评报告、预约记录、咨询笔记、活动签到和项目名单。资料多并不意味着应把它们全部汇总到一个人、一张表或一个通用档案里。
不同资料的来源和用途不同。把边界分清楚，既方便工作人员完成服务，也能减少个人信息被过度使用。
测评资料用于了解项目线索
测评答卷和报告与本轮项目有关，适合用于项目约定范围内的后续了解与服务安排。结果需要结合工具的适用范围、填写情境和专业判断理解。
咨询记录用于持续服务
咨询记录属于更私密的服务资料，通常由承担咨询职责的人员在必要范围内保存和使用。它不应成为班级、部门或人事管理的材料，也不应因方便协作而随意复制。
项目管理信息保持必要即可
名单、完成状态和资源安排帮助项目运转。项目管理者通常只需要这些信息以及适当的组织汇总，不需要获得每个人的完整测评或咨询内容。
交接时说明资料的用途和范围
人员变动时，交接项目进度、待办事项和必要联系人。个人材料的查阅和移交遵循机构规则，并由有相应职责的人负责。
橙星云等平台可以按项目整理任务和报告。资料如何保管、谁能查看、何时删除或继续保留，仍需要机构根据服务目的作出明确规定。
资料边界越清楚，心理服务越容易获得参与者的信任。