心理服务项目常常由社区、基金会、学校或多个合作单位共同完成。项目结束后，最容易留下的是人数和活动照片，最容易丢失的却是参与者从哪里来、实际接受了什么服务、谁有权看到哪些信息。记录从一开始就分层，后续汇报和交接会清楚很多。
名单记录来源和同意范围
名单里需要写明招募渠道、项目批次、本人是否同意参加，以及必要的联系方式。合作单位提供名单时，项目负责人应确认信息用途和保存期限。用于活动通知的信息，与用于个体支持的信息应分开保存；退出项目的人，也要有明确的后续处理方式。
报告按使用角色分配
个人问卷和服务记录只应提供给确有服务需要的人员。合作方通常需要的是参与人数、完成情况、需求类型和服务进展等汇总信息，而非可识别个人的报告。项目内部还应约定谁可以导出、谁可以修改、谁负责交接，避免工作人员更替后出现资料无人解释的情况。
对外汇报写清服务事实
好的项目汇报不靠夸大效果。它应说明服务对象、完成方式、参与和退出情况、主要需求、已经提供的支持，以及仍待解决的限制。问卷结果可以帮助描述群体变化，但不能单独证明某项服务带来特定结果。涉及个案时，使用经授权的匿名化材料。
把过程留在可追溯的地方
橙星云可用于建立项目批次、发放问卷、查看个人报告和群体汇总，并按工作人员角色设置查看范围。平台记录不能代替线下服务判断；它的作用是让名单、报告和项目过程各有去处，负责人也能在交接时讲清资料的来龙去脉。