管理员为了检查流程，先填了几份问卷；项目负责人又用自己的账号试了报告。正式发放前，这些记录需要去向明确：哪些只用于验收，哪些已经是真实服务资料，哪些还无法确认。不能仅凭“正式开始前产生”就全部当作测试数据。
最省返工的办法，是从试填开始就把测试项目与正式项目分开。已经混在一起时，先识别和核对，再决定保留、隔离、排除统计或按审批流程清理。
试填需要模拟角色，不能只测管理员
准备与实际职责对应的测试账号，例如项目管理员、报告解读人员、协作者和参与者。逐一检查可见内容、可执行操作、下载范围和操作记录。管理员能看见报告，并不说明参与者或解读人员也有正确权限。
模拟数据应保留验收需要的结构，例如不同班级、批次、完成状态和报告分支，但使用虚构身份和内容。不要把真实姓名换成“测试一号”后，就把其他可识别信息、开放题和真实答案带进演示。
试填清单同时登记账号、答卷编号、所属项目、用途及预计结束时间。会议录屏和截图也使用这些模拟记录，避免为了演示再打开真实个人页面。
已经混入正式项目，先回答三个问题
能否逐条确认测试身份？ 优先依据事先登记的测试编号和试填记录。名称里带“测试”、作答时间很短、分数特别高，都只能帮助发现疑点，不能单独作为删除依据。
是否有人已经真实作答？ 即使还未宣布正式开始，也可能已有参与者通过提前发出的入口完成了问卷。有真实资料或性质不明的记录时，先停止“整项目清空”的计划，交由项目负责人核实。
这些记录已影响哪些地方？ 除了答卷列表，还要检查完成统计、个人报告、团体汇总、通知记录和已导出的文件。不能看到列表少了几行，就断定所有下游结果都已同步更正。
REDCap的BIDMC支持说明将测试阶段与正式采集阶段区分开，并明确提醒：如果已有需要保留的真实数据，转入正式状态时应保留数据。[1] 这提供了一个有用的管理原则，但不同系统没有完全相同的切换按钮和清理方式。
先确定去向，再处理记录
独立测试项目可按机构制度归档，保留验收结论与必要证据，结束临时账号的使用。正式项目中的明确试填记录，则由负责人确定处理范围：是否有支持排除统计的标记，是否能隔离到测试范围，还是确需删除。
清理前应核对项目、批次和具体记录清单，确认授权人、执行人以及恢复办法。不要把“导出过Excel”当成可以完整恢复：导出文件未必包含附件、关联报告、权限和操作历史。恢复路径应以实际系统能力与已验证的备份方案为准。
若操作不可恢复，或者会连带删除真实资料，就不能按普通试填清理处理，应升级审批。这里的流程用于确定处理方法，并不建议管理员照着文章直接点击全量删除。
处理完成后，重新核对记录清单、统计范围与已生成报告。测试答卷即使保留归档，也不应混入正式普查的完成率和结果解释。
正式发放前，做一次小范围的交接核验
至少确认以下事项已写进交接记录：
- 测试账号与正式账号的用途明确，临时权限有结束安排
- 测试答卷和报告有登记，正式统计采用的范围可核对
- 量表版本、流程和报告分支已使用模拟数据验证
- 发给参与者的是正式入口，通知中没有演示链接
- 未解决的问题、负责人和影响范围已列出
验收结论应说明哪些角色和流程已经验证，哪些问题仍待整改，而不只是写“测试通过”。清理试填数据的目标，是让正式项目从一份可信的记录范围开始，同时保住不该丢失的真实资料。