心理服务外包项目交给供应商执行后，机构仍然要掌握项目证据。测评发放、报告解释、咨询预约、转介资源、问题处理和数据权限都需要留痕。只看供应商最后提交的汇报，项目责任会变得模糊。
留痕的重点，是让供应商记录和机构责任对应起来。外包可以分担执行工作，机构仍要管理授权、边界和验收。
供应商记录要对应服务动作
供应商记录至少包括项目计划、发放范围、完成情况、报告类型、服务场次、预约记录、转介资源、问题处理和结项材料。每项记录都要对应真实服务动作。
心理健康服务供应商交付验收可参考 心理健康服务供应商交付验收，报告数据和服务记录需要对齐。外包项目留痕也要围绕这条线检查。
如果供应商只交一份汇总报告，机构很难判断哪些服务已经完成。留痕材料要能回答：谁被通知了，谁完成了测评，谁看了报告，谁接受了反馈，哪些问题已经处理。
供应商记录还要标注来源。系统数据、咨询记录、会议纪要、电话回访和转介反馈不能混写成一类材料，来源清楚才方便验收。
橙星云用于机构项目时，可以承接量表发放、自动报告、分层预警和数据看板。供应商使用平台材料时，机构要确认项目口径、权限范围和导出记录。
机构责任要写在前期材料里
机构负责名单来源、内部通知、参与者说明、授权范围、数据保存和验收决策。供应商负责专业服务和执行材料。两边责任在项目开始前写清，后期才有依据。
心理测评项目SOP可参考 心理测评项目SOP，名单导入、作答提醒和报告反馈会影响项目质量。外包项目也需要机构版SOP。
遇到问题时，登记表要写清责任类别。名单字段错误多半来自机构，报告解释排班通常属于供应商执行，权限未撤回需要双方一起处理。责任类别清楚，整改才清楚。
验收材料要保留最终版本
外包项目结项时，机构应保存最终版结项报告、服务台账、问题登记、数据导出审批、权限撤回记录和复盘纪要。补交材料要标注日期，避免多个版本混在一起。
心理测评项目结项报告可参考 心理测评项目结项报告，完成率、风险复核和服务承接要写清楚。外包项目的结项材料也要达到这个要求。
留痕材料还要规定保存位置和查看权限。项目负责人、专业人员、供应商联系人和管理层看到的材料不同，机构要保留统一目录和权限说明。
项目结束后，还要检查供应商账号和材料副本。外部服务方是否仍能查看项目，导出文件是否留存在约定位置，都是留痕审查的一部分。
心理服务外包项目留痕做完整，机构能判断供应商交付是否真实完成，也能看清自己的责任是否到位。记录对应服务动作，验收才有依据。