心理测评数据一旦导出，就离开系统权限控制。导出前审批重要，导出后的文件回收同样重要。接收确认、删除回执和留存期限都要形成记录。
文件回收需要超过口头要求。机构要知道文件发给了谁、包含哪些字段、保存到什么时候、何时删除、由谁确认。
接收确认要写清文件范围
导出文件交付后，接收人应确认文件名称、项目范围、字段范围、接收时间和保管要求。没有接收确认，后续很难追踪文件去向。
不同文件要分别记录。组织汇总、个人报告、预警名单、开放题原文和原始作答明细，敏感程度不同，回收要求也不同。
橙星云可以通过导出记录和项目日志保存文件流转信息。回收流程应与导出审批对应起来。
留存期限要提前约定
导出文件应在申请阶段写明预计保存期限。用于项目验收、研究分析、服务承接或内部复核的文件，留存期限可能不同。
期限到达前，系统或负责人应提醒接收方处理。需要延长保存时，也要重新记录原因和责任人。
个人信息保护法要求保存期限限于实现处理目的所必要的最短时间。导出文件也应纳入期限管理。
删除回执要能证明处理动作
删除回执可以记录删除范围、删除时间、处理人、剩余材料和无法删除的原因。对外部合作方，回执是重要的项目资料。
如果文件已进入报告、图表或中间表，也要说明这些衍生材料是否处理。只删除原始文件，仍可能留下可识别信息。
NIST Privacy Framework强调数据生命周期治理。导出、保存、删除和回执都属于生命周期管理。
回收失败要进入风险清单
接收方迟迟不确认、文件去向不明、回执内容不完整，都应进入风险清单。项目负责人需要决定是否暂停后续导出或补充协议。
回收提醒要有时间节点
文件交付后，可以设置到期提醒。到期前提醒接收人确认是否继续保存，到期后要求提交删除或归档说明。
同一项目多次导出时，每份文件都应有独立编号。回收时按编号核对，能减少漏回收情况。
回收流程还要覆盖备份文件。接收方如果把文件保存到内部网盘、加密盘或分析工具中，应在回执里说明这些副本的处理情况。
机构也可以限制高敏感字段导出，减少后续回收压力。
回收结果要进入复盘
项目结束时，可以统计导出文件数量、按期回收数量、缺失回执数量和延期保存数量。这些数据能帮助机构改进下一次导出审批。
长期缺少回执的合作方，应限制后续接收高敏感文件。
回收责任人要写进项目清单，避免文件处理无人跟进。
心理测评导出文件回收流程，重点是让系统外文件也能追踪。接收确认、删除回执和留存期限记录完整，数据风险才不会停留在系统外。