“系统已经买了，账号也开了，怎么还是没人用？”先找负责日常操作的同事，让他当场做一次准备开展的工作。很多问题会立刻显出来：不知道从哪里建任务，不清楚报告给谁看，或者做完后没人接下一步。
这时可以先暂停大范围推广，选一个近期确实要做的小项目，把整条流程走通。
先定一件事和一个负责人
例如，选一次人数较少、用途清楚的团体测评。先写下一句完整的安排：这次面向谁、为什么做、谁组织、谁查看结果、谁负责反馈。每个位置都填具体的人，不要只写“由相关人员负责”。
负责人不必独自完成所有事情，但要知道每一步由谁接手，遇到问题能找到谁。正式开始前，也要向参与者说明用途、结果的查看安排和后续联系方式。
让操作者亲手走一遍
以橙星云的团体测评为例，可以先选一个适合本次目的的量表，填写测评说明，核对参与范围和报告是否可见。团体测评每次对应一个量表；需要多个量表时，应使用测评任务功能。
随后安排一次内部模拟。使用测试信息，从参与入口开始，实际完成作答，再到后台找到报告，核对参与者能看到什么、工作人员接下来要做什么。培训时，让以后负责操作的人亲手完成，演示者在旁边协助。
遇到问题就记下具体位置，例如“完成后不知道去哪里找报告”，比写“操作不方便”更容易解决。模拟阶段不要随意填入真实来访者资料。
第一轮结束，盯住卡住的那一步
正式开展后，负责人查看参与和完成情况。有人没完成，先了解是没收到通知、打不开入口，还是不愿参与。技术问题协助解决；有顾虑就先解释，尊重本人的选择，别一律再发一遍通知。
报告出来后，也要检查后续是否接上：负责人员能否找到报告，需要进一步了解的情况由谁复核，参与者有疑问找谁。测评结果需要结合具体情况理解，不能只把报告发出去就算项目结束。
如果机构先启动的是咨询业务，也可以只选一周的预约安排练习：录入固定排班、核对时段、查看待确认预约，再确认咨询记录由谁填写。第一轮先把这几步用顺，不必同时启用所有功能。
留下一张下次能照着做的清单
项目结束后，用十几分钟复盘三个问题：哪一步花时间最多，哪一步需要别人帮忙，哪一步做完没有人接。把操作顺序、负责人和求助方式记下来，作为下一轮的工作清单。
先修好影响完成的卡点，再按同一流程跑一轮。等负责人能独立操作、结果有人承接，再扩大人数或增加场景。
已经在使用橙星云的团队，也可以把卡住的具体页面和操作步骤整理后沟通。带着一个实际问题寻求支持，往往比重新听一遍全部功能介绍更有用。