AI心理系统用久后，机构最容易遇到一个基础问题：后台字段很多，但没人能完整说明每个字段的含义。字段名相似、导出口径不同、报告版本变化，都会影响管理和复盘。
数据字典就是为了解决这类问题。它把系统里关键字段的名称、含义、来源、用途、可见范围和保留规则写清楚，让项目人员、信息部门和服务团队说同一种话。
量表字段要说明来源和版本
量表字段至少要包含量表名称、量表版本、维度名称、题目数量、计分方式、分数区间、解释等级、适用人群和使用批次。
这些字段直接影响报告解释。量表版本不同，维度名称和分数区间可能不同；适用人群不同，解释方式也会变化。数据字典能避免后续把不同版本混在一起比较。
对于AI辅助解释，还要说明AI使用了哪些字段。它是读取总分、维度分、开放题、历史记录，还是只读取报告摘要。字段范围清楚，复核人员才知道输出依据。
报告字段要对应业务动作
报告字段不只包括标题和正文。它还应包含报告状态、生成时间、模板版本、复核状态、下载状态、查看记录、申诉状态和归档状态。
学校需要知道报告是否已复核、是否已给家长沟通。企业需要知道报告是否只对本人开放、是否进入EAP服务。咨询机构需要知道报告是否已完成初访整理。
字段定义越清楚，业务动作越容易接上。比如“已处理”这个字段太模糊，最好拆成已查看、已复核、已沟通、已转介、已归档等状态。
橙星云这类心理测评系统涉及量表、报告、预警、权限和日志，数据字典能帮助机构在验收、审计和人员交接时快速确认口径。
权限字段决定谁能看什么
AI心理系统中的权限字段非常关键。角色、组织层级、数据范围、报告范围、导出权限、审批权限、复核权限，都应有明确说明。
“管理员”这个词在不同机构里含义差异很大。有的管理员只管账号，有的能看所有报告，有的能导出数据。数据字典应写清每个角色的具体权限。
权限字段还要和日志字段对应。谁看过报告，谁下载过文件，谁修改过状态，谁关闭过AI功能，都需要可追踪。
日志字段要服务审计和纠错
日志字段包括登录、查看、导出、修改、删除、复核、申诉、停用和模型版本变更。每条日志都应包含操作人、时间、对象、动作和结果。
审计时，日志能说明数据有没有被不当访问。纠错时，日志能说明问题从哪里发生。项目交接时，日志能帮助新负责人理解历史处理过程。
AI相关日志还应记录模型版本、提示模板版本和输出版本。模型更新后，同一份输入可能得到不同表达，版本记录能解释这种差异。
数据字典要跟着系统变化更新
数据字典不适合做成一次性文档。新增量表、修改报告模板、调整权限、接入AI功能、增加导出字段，都要同步更新。
更新责任也要明确。产品供应商可以提供基础字段说明，机构项目负责人负责确认业务口径，信息部门负责安全和对接要求。
当数据字典长期维护，AI心理系统就更容易验收、审计、培训和迁移。字段说明看似基础，却直接决定系统能否被长期管理。