更换心理测评系统，怎样核对旧档案没有少人、少报告或错配

学校更换心理测评系统，拿到“导入成功”的结果后，还需要回答三个问题：该来的人是否都来了，每个人的历史报告是否齐全，报告是否仍属于原来那个人。总人数和报告总数相等，也可能藏着一份漏迁、一份重复，或两名学生的报告互换。

建议先建立人员对应清单和报告核对清单，再用实际查看验证结果。下面用一个假设批次演示核账方法，学校可据此与原供应商、新平台服务方约定交付与验收工作。

先确定这次到底应该迁什么

核账前，写清本批次的学校或校区、覆盖学年、记录类型和数据截止时点。比如“截至某日18时，指定两个学年的人员记录与已生成报告”。截止后新增的测评、报告修订和跟进记录另列增量清单，切换前再补核，不能把不同时间导出的两个总数直接相比。

旧系统导出的文件也需要检查。请原系统管理方提供同一范围的人员名册、报告目录及分类数量，核对导出是否遗漏往届生、停用账号、休学复学人员，或只导出了当前页面。把原始导出留存一份，不直接在唯一副本上合并和删行。

“没有生成报告的人是否仍迁入”“取消的测评是否保留记录”“哪些资料只归档、不进入新系统”应提前写进清单。不迁的项目保留原因、确认人及保存去向；出了差异后再缩小范围，会让漏迁看起来像没有发生。预警、咨询或转介记录若也在本次范围内，应各有一份记录清单，不能用测评报告数量代替。

用七条记录算清四个不同的数

假设旧系统导出以下七条记录。P01至P03是学校核实后的人员编号，O开头为旧账号，R开头为旧报告编号。

这份账应分开记：

• 原始导出行数为7，用于追踪导出文件，不代表有7名学生或7份报告
• 唯一人员数为3，旧账号数为4；O39和O52经核实属于同一人
• 应迁历史报告数为5，即R01至R05；重复导出的R02只计一次，第7行没有报告可计
• 能打开的报告数要在目标端核验后填写，不能从“导入了5条报告记录”推算

人员去重只解决“这些账号是不是同一个人”。李乔两次测评的R04和R05都应保留，不能因合并身份只留下最新报告。同一报告若存在修订版，也要按约定保留版本关系；上表能扣除一行，是因为已确认那只是重复导出。

这也是数据质量中完整性、唯一性和准确性的区别：英国政府数据质量框架将它们分别讨论。放到迁移验收里，数量对上只是其中一项。

人员先对应，报告再逐条找去向

人员对应清单建议一行记录一个旧账号，至少包括旧账号、学校核实后的人员编号、目标人员编号、确认依据和处理状态。像O39、O52这样的多个旧账号可以指向同一个目标人员，但应保留原对应关系，便于追查历史记录。

同名不能直接合并。优先使用学校已核实、在本次范围内稳定唯一的人员标识；历史学号变更时，由学校依据已有名册确认对应关系。姓名、当前班级只能辅助检查。身份尚不能确认的记录标为待核，不凭相似姓名挂到某名学生下面，也不为匹配而临时向更多人收集额外敏感资料。

报告核对清单则一行对应一份应迁报告，建议列出：旧报告编号、旧账号、目标人员编号、测评时间、量表名称与版本、源报告位置、目标报告位置、迁移状态、查看结果和差异编号。没有旧报告编号的，可以先为源记录编一个核对编号，同时保留原文件和行号；不要把姓名与日期的组合当成天然唯一标识。

接着做两个方向的检查：

1. 从应迁清单查目标端。R01至R05各有几条目标记录？对应哪名人员？零条是待追查缺项，多条要查是否重复导入、合法版本，或拆分保存
2. 从目标端查应迁清单。本批次目标记录能否逐条找到来源？找不到的要查是否混入了新测评、其他批次资料或重复记录

先按报告编号和来源逐条对应，再按学年、年级、量表汇总差异。只核对总数，可能把“少了R03、多了一份R02”抵消掉。对于转换了编号或拆分了文件的记录，清单中要留下转换关系，避免机械要求两边每张表都同样多行。

能打开以后，还要确认打开的是谁的哪一份

继续看这个假设批次：目标端已有R01至R05五条目录，只有四份能打开，R05的附件没有随目录迁入；四份中，R03被误挂到了同名的P01名下；R04的源记录本来就缺少量表版本。

此时“5份已导入”和“4份可打开”都不能写成“迁移验收通过”。应把问题分开处理：

• R05缺附件：回查源目录和原文件，确定是导出漏带、传输失败还是源文件本就缺失。补齐后重新打开验证；源头缺失则保留缺失说明，不能标为已完整迁入
• R03错配：依据人员对应清单纠正归属，同时核查P01、P02两边的报告列表。若错误来自“同名即合并”的处理规则，应复查所有受这条规则影响的记录，不能只修这一份
• R04缺版本：保留原报告和“源记录版本待核”状态，向原系统管理方核实。不要用新系统当前版本代填，也不要悄悄重新计分覆盖历史报告

查看时，至少把报告所属人员、测评时间、量表名称与已知版本、主要结果字段与源报告核对；若原报告有附件、备注或修订记录，也按约定清单查齐。旧测评时间应保留，导入日期另记，避免迁完后所有历史记录都显示为同一天。

全量清单核对与人工查看可以分工。编号对应、缺项、重复项应覆盖整批；人工查看可先覆盖每种格式、学年、版本和异常类型，再查看普通样本。抽查了多少就记录多少，未检查的报告不能计入“已验证可打开”。发现某种格式普遍异常，就扩大到该格式的全部记录。

权限也要单独记结果。用学校批准的测试账号或测试安排，确认应有权限的角色可以查看指定资料，不应有权限的角色无法查看；管理员能打开，不能代表心理老师能正常使用。权限待确认的记录先保持受限状态，不能为完成验收临时向所有人开放。

把差异写成能处理的交接记录

每个问题留一条记录，写清涉及哪些人员或报告、源头情况、目标端情况、由谁处理、何时复核，以及复核依据。修正后更新结果，同时保留原差异，便于解释为什么前后数量发生变化。

上面的首轮交接可以直接写成：“原始导出7行，旧账号4个，对应3名人员；应迁报告5份，目标目录5条；已检查5份，4份可打开；其中1份归属错误，另有1份源版本待核；角色查看验证尚未完成。本批次暂不作整体通过。”

是否可以分批接收，应由学校和交付方按用途约定。身份错配、应有报告未找到、权限未核实的部分需要继续处理；源资料本就缺少的字段，应说明后续用途限制和补核安排，不能靠勾选“已接收”把问题消掉。复核完成前，保留原始导出和必要的旧资料查阅路径，并明确保管人及核对期。

学校考虑使用橙星云接续历史资料时，可以带着人员对应清单、报告核对清单和未解决问题，与服务方逐项确定接入形式与验收安排。