已经发出的PDF不会跟着系统页面变化。数据更新后，要先判断它是否影响这次交付；需要替换时，再重新保存文件、写清变化，并通知原来的收件人。不能只把新文件放进文件夹，就认为大家手里的旧版已经失效。
假设一次团体测评在9月15日16时已有40人参与、32人完成。工作人员保存了团体分析PDF，发给项目负责人。第二天上午，同一统计范围内的完成人数变为36人，完成率也随之变化。以下日期和数字仅用于说明文件更新方法，不代表真实项目数据。
团体分析页可查看参与人数、完成人数、完成率和结果分布，并支持打印或保存PDF，这是橙星云已经确认的功能。页面反映查看时的数据，保存的PDF则保留保存时的内容，两者需要分别核对。
第二天发现差异 先决定要不要替换
先把新旧文件所指的对象核清楚：是不是同一次测评、同一个量表、同一批统计对象。不能仅凭文件标题相同，就拿两个不同范围的结果相减。
在这个假设中，原文件用于汇报当前完成情况，因此36人的新结果影响汇报，应重新导出。如果原文件本来就明确记录“截至9月15日16时”的阶段情况，它仍然是有效的历史记录，只是不适合再被当作当前进度使用。
若核对后发现数据没有变化，只是工作人员晚一天打开页面，不必为了日期更近制造一个新版本。更正错别字或调整排版，也应写明“仅修正文案，统计数据未变”，避免收件人重新核查全部数字。
重导出时 留下两个时间和一段变化说明
统计截止时间回答“这批数字算到什么时候”，文件生成时间回答“这份文件什么时候保存”。两者可能不同，不能只写一个含义不明的日期。
复核橙星云团体分析页面时，除了人数，还要查看完成率、结果分布等本次交付所包含的内容。新增完成记录可能使人数和占比一起变化，不宜只手工改PDF里的一处数字。应核对页面后重新保存，并逐页检查页数、图表和文字是否完整。
文件名可以直接采用下面这种写法。项目代号不要包含真实人员姓名：
项目A_团体分析_截至0915-1600_生成0915-1630_v01.pdf
项目A_团体分析_截至0916-1000_生成0916-1030_v02.pdf
跨年度归档时补全年份。统计范围、截止时间、生成时间、版本号和变化说明，可以记录在随附说明中；不要假设系统会自动把这些信息写进文件。没有核清楚统计截止范围时，先注明核对时点与待核事项，不把生成时间冒充统计截止时间。
更新说明不必写成长报告。对应这个例子，可以写：
“本次发送v02，替代v01用于当前进度汇报。统计截至9月16日10时，同一范围内完成人数由32人增至36人，完成率由80%变为90%；结果分布已按当前页面重新核对。参与范围和量表不变，请同步替换汇报材料中的旧数字。”
让拿到旧版的人知道该换哪一份
把新版发给原来的收件人，并在原发送渠道写清旧文件名、新文件名、替换原因和使用范围。若对方已经把旧数字放进会议材料，还要提醒其检查引用位置；若旧文件已被转发，请原收件人将同一更新说明转给后续使用者。
旧版不要直接覆盖。原PDF、更新说明和发送记录一并留在机构约定的归档位置，标注“历史版本，当前汇报请用v02”。这里说的是人工文件维护办法，不能把橙星云的打印或保存PDF能力理解为自动版本管理、撤回已发送文件或推送替换通知。
下一次有人拿着32人的截图来核对时，工作人员应能找到当时那份文件，说明它在什么时间、什么范围内成立，也能指出当前应使用哪一版。