AI 心理项目会产生很多数据：测评作答、报告、AI 输出、开放题、人工审核、预警处理、咨询记录、导出文件和访问日志。
这些数据不适合用同一个留存期限。用途、敏感程度和后续追溯价值不同，保存时间也应不同。
测评作答和报告要分开看
测评作答是原始数据，报告是解释结果。报告可能需要长期用于服务追踪，原始作答未必需要同样长期保存。
学校、企业和咨询机构的项目周期不同。学期普查、年度员工支持、咨询长期档案，对留存要求也不同。
机构应根据项目目的和用户告知，确定作答、报告和汇总数据的保存方式。
AI输出和人工记录要保留关系
AI 输出包括摘要、建议、预警说明和知识库回答。人工记录包括审核意见、修改内容、复核结果和后续处理。
两类记录要能对应。只保留最终内容，后续无法知道哪些部分由 AI 生成，哪些部分由人工确认。
橙星云可以把自动报告、AI 辅助稿、人工复核和版本记录分开保存。留存期限设计时，应保留必要关系，而不是只留一个最终页面。
日志留存要服务追溯
访问日志、导出日志、权限变更日志和账号操作日志，用于追溯谁看过、谁改过、谁导出过。
日志期限要足够支持审计和争议处理。项目结束后，日志也不应马上清空，否则很难解释数据使用过程。
日志中也可能包含敏感信息。保存时要控制查看权限，避免日志成为新的风险点。
导出文件要单独管理
导出文件常常脱离系统。Excel、PDF、会议材料、专家评估包和本地备份，都应有保存期限和删除要求。
导出文件的留存不能只依赖个人习惯。机构要知道文件在哪里、谁持有、何时归档、何时删除。
外部专家、供应商支持和跨部门会议使用过的材料，也应纳入清单。
留存期限要告知用户
用户应知道自己的数据会保存多久，哪些数据用于个人报告，哪些数据用于群体分析，哪些数据用于日志追溯。
告知文案要和实际配置一致。若项目中途调整留存规则，也要更新说明并保留版本。
到期处理要有记录。
数据到期后，要明确归档、删除、匿名化或继续保存的条件。不能让数据长期停留在系统里，无人确认。
到期处理也要有日志。谁执行，处理了哪些数据，保留了哪些汇总，删除了哪些明细，都应可查。
如果项目需要延长保存期限，应重新确认理由和查看范围。
机构还要安排定期检查。长期没有访问的项目、已经结束的活动、外部专家使用过的材料，都应进入到期复核清单。
留存复核也要看导出文件。系统内数据到期处理后，本地表格、报告包和会议材料如果仍被保存，数据风险仍然存在。
AI 心理数据留存期限要按数据类型制定。测评作答、报告、AI 输出、人工记录、日志和导出文件分开管理，数据治理才会更清楚。