机构停用心理测评系统或更换供应商时，常把重点放在新系统上线。旧系统里的数据导出、报告留存、账号关闭、导出文件回收和外部访问撤回，容易被拖到最后处理。心理测评数据敏感度高，退出流程应和上线流程一样认真。
系统停用涉及停止付费之外的后续处理。旧项目报告是否保留，原始作答是否导出，外部专家账号是否关闭，下载过的文件谁负责回收，都需要有清楚记录。
数据导出要先确定范围
机构要先列出需要迁移的数据：项目名称、参与者名单、作答结果、个人报告、团体报告、复核记录、转介记录、操作日志和报告版本。并非所有字段都适合迁移到新系统。
导出时要记录导出人、时间、字段范围、保存位置和接收人。导出文件应加密保存，传输渠道也要可追溯。项目结束后，临时文件和中间表要有回收安排。
报告版本也要保留说明。旧系统导出的报告来自哪个量表版本、哪个解释词库、哪个项目批次，迁移后仍要能看懂来源，避免后续复盘时只剩一个文件包。
NIST SP 800-53中关于审计、访问控制和媒体保护的要求，可以作为系统退出检查参考。停用阶段同样需要日志和权限管理。
橙星云在项目管理中可以保留报告、复核、导出和操作记录。机构进行数据退出时，可以按项目和权限范围整理交接材料。
账号关闭和外部文件回收要同步
系统停用时，应关闭管理员、心理老师、HR、班主任、咨询师、外部专家和临时服务商账号。只停主账号，保留外部账号，会留下长期访问风险。
个人信息保护法要求个人信息处理活动遵循必要范围，并保障个人信息安全。更换供应商时，旧数据的保存、删除和再使用都要有依据。
外部下载过的报告、明细表和截图也要处理。可以要求接收方确认删除或归档范围，并记录回执。对学校和企业来说，这类回执能减少后续争议。
停用清单还应写清责任人。技术人员负责导出和账号处理，项目负责人确认交接材料，数据接收方确认接收范围，管理者保留审批记录。
更换供应商还要安排新旧系统并行期。并行期间由谁继续处理旧报告，谁在新系统创建项目，哪些数据冻结，哪些数据继续更新，都要写进迁移计划。
退出完成后应做一次访问复查。随机检查旧账号、外部链接、导出目录和共享文件夹，确认没有残留访问入口。
供应商交接会议也要留记录。双方确认数据范围、文件格式、删除时间、留存例外和后续联系人，能减少系统下线后的责任争议。
心理测评系统停用或更换供应商，建议做一张退出清单。数据导出、文件回收、账号关闭、权限撤回、日志保存和交接确认同步完成，旧系统退出才算完成。