心理测评项目结束后，很多机构只关心报告是否已经发完、名单是否已经处理。过一段时间再回看，常常发现量表版本、报告版本、导出文件和处理日志分散在不同人员手里。项目归档如果没有规则，后续复盘和责任核查都会困难。
《个人信息保护法》官方文本要求个人信息处理应有明确、合理目的，并限定在对个人权益影响最小的范围内。项目归档要同时考虑必要保留和到期删除。
归档要保留项目版本
一个完整的测评项目，至少要能回看当时使用了哪些量表、哪个版本、哪些对象参与、报告采用哪个解释版本、预警规则如何设置。没有这些信息，后续看到一个历史分数时，很难判断它来自什么规则。
橙星云可以在项目结束时生成归档快照。快照不只是结果表，还包括量表版本、项目通知、授权记录、报告版本、预警处理状态和关键操作日志。管理员可以按项目查看，也可以按人员查看历史记录。
归档还要区分可继续访问和仅留存审计。正在跟进的预警对象，需要专业人员继续查看；已经完成且无后续目的的数据，应限制访问或进入删除流程。不同状态要写清楚。
删除条件要和保留理由一起写
项目结束不等于所有资料永久保存。机构需要说明哪些资料因后续支持、历史对比、合规审计而保留，哪些导出文件、临时表格、重复名单需要删除。保留和删除都要有记录。
系统归档还可以减少人员变动带来的风险。项目负责人离职后，后续人员仍能看到项目背景、处理进度和未完成事项，而不需要从聊天记录里找答案。
归档完成后，管理员应定期复查访问权限。已经不参与项目的人，应失去查看权限；需要继续跟进的心理老师，可以保留必要访问范围。橙星云的日志能帮助机构发现异常查看和长期未关闭的权限。
归档清单要便于审计
归档时可以形成一张清单：项目名称、对象范围、量表版本、报告版本、预警处理、导出记录、删除计划和保留理由。后续审计时，负责人不用临时翻找多个系统。
对于仍在跟进的个案，归档不能切断服务。系统应把项目归档和个案继续支持分开处理，项目完成后，个案记录仍可在授权范围内继续流转。
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