症状自评量表（SCL-90）做完，分数若只躺在导出的表格里，追踪会断；若无限期堆在谁都能打开的共享盘里，隐私风险又会堆起来。存档要回答两件事：留多久、给谁看；追踪要回答一件事：下一次接触时能否接上同一个人的时间线。三件事分开设计，才会既可用又可控。
存档：期限、权限、介质
保留多久没有放之四海的单一法定天数可套用到所有学校与企业，但组织内部必须写成明确规则。常见做法是：与心理健康服务记录一并管理，设固定保留期，到期评估续留或销毁；对学生已离校、员工已离职的数据，按制度关闭常规访问并进入更严格的归档区。关键不是“留得越久越好”，而是“每多留一天都知道谁还需要它”。
权限按岗位最小化。完整 SCL-90 剖面、条目级数据，仅限心理工作岗位与受权专业人员；行政管理岗位若只需统计，使用去标识的聚合报表。纸质报告与电子导出同等敏感：打印件编号回收，导出文件禁止长期存放在个人微信与私人网盘。变更岗位时同步回收账号权限，避免“前任老师的文件夹”继续可开。
若学校或企业用测评系统管理施测，可按角色配置报告与档案访问范围，并把随访备注与历史测评挂在同一对象下，减少表格满天飞；橙星云一类平台把权限与个体档案放在同一套流程里时，仍要把“谁能打开个体档案”写进制度，而不是只靠口头叮嘱。
追踪：和存档怎么接上
追踪不是把去年阳性名单年年置顶。更合理的衔接是：筛查 → 复核结论 → 支持动作 → 约定复评节点。例如初筛阳性后完成面谈，记录“急性压力可解释，观察两周”；两周后若功能恢复，关闭重点关注并保留一次筛查快照供对照；若持续受损，进入咨询或转介，并在档案中留下转介日期与回访计划。下一次普查出现时，专业人员应能看到“上次复核结论”，避免把同一短暂应激反复当成新发现。
复测与初筛要标记关系。同一个人间隔一周的波动可能来自状态变化，也可能来自作答条件；档案里应注明施测情境（集体机房/个体约测、是否患病）。没有情境字段，历史对比会变成空吵。
销毁与告别也要设计。学生毕业、员工离职后，个体档案按期处理；不要把旧阳性当作永久标签跟随到新单位新学校。存档的目的是支持连续性，不是制造终身污名。
把保留期限、权限表、追踪节点写进一页操作说明，SCL-90 才能从“测完就结束”变成“需要时接得上、不需要时收得住”。