来访者拿出手机，展示一份在别处做的心理测评报告，希望咨询师看看。报告可能来自另一家机构，也可能只剩几张截图。接待时如果只抄下总分，后面再问“这个分数说明什么”，往往已经丢掉了判断所需的背景。
外部报告可以成为交流材料。接收时先保留它原来的出处和样貌，再由具备相应能力的专业人员判断哪些信息可供参考。不要急着把它改成机构自己的测评记录，也不必因为来自外部就一概搁置。
先让这份资料有来处
记录来源时，至少要能辨认报告由谁提供、来自哪个机构或平台、什么时候完成、使用什么量表和版本。还要看收到的是完整报告、截图还是来访者转述。无法确认的地方就写“待核实”，不要用推测补齐。
在取得必要授权、按机构要求接收和保存的前提下，保留外部原件或完整副本。工作人员另做的摘要，应清楚标明哪些内容来自原报告、哪些是来访者补充、哪些尚未核实。接待人员只负责整理资料，不替报告补结论。
这种来源记录也有助于区分已有系统数据。以橙星云的AI报告分析列表为例，页面会显示对应量表、报告编号和完成时间等信息；这些项目帮助辨认系统里的具体报告，不能拿来证明一份外部截图已通过来源核验。
接下来要看的是解释条件
同样写着“总分”，背后可能是不同量表、不同版本和不同计分方式。专业人员需要查看量表适用对象、测评目的、解释依据及作答背景，判断它与当前要讨论的问题有什么关系。日期较早的结果，也需要放回当时情境理解。
国际测验委员会的测验使用指南强调，解释结果应考虑量表依据、常模或比较群体、分数限制及施测情境。落实到接收外部报告，不能只看结论页上写了“高”还是“低”，还要知道这个判断是怎样得出的。
如果来访者只记得一个分数，可以先把它作为待补充的线索，询问是否能提供完整报告。暂时不清楚量表版本时，仍然可以听取来访者为什么在意这个结果；有关分数的专业解释则等资料足够后再继续。
能录进同一张表 不代表可以一起算
假设两份报告都出现“60分”，不能仅凭数字相同，就当作同一程度；两份报告都写“焦虑”，也不能直接合并成一列，比较谁高谁低。只有确认测量对象、计分规则和适用解释具有可比性后，才讨论相应比较。
把数字转录进表格，只完成了录入。尤其需要保留分数类型及原量表名称，不要把不同量表结果混成统一平均分。现有团体测评按单个量表组织一次多人测评，在橙星云中也是如此；这一功能范围不能扩展理解为可以自动汇总任意外部报告。
外部资料与机构新做的测评可以并列保存，方便专业人员回看各自背景。若需要记录变化，应明确哪几次结果满足比较条件，以及哪些差异只能作为交流线索。
交给AI之前 先确认它能读到什么
围绕系统已有的当前报告继续提问，是橙星云AI报告分析已确认的使用方式。面对外部PDF或截图，仍需单独确认是否支持读取、读到了哪些内容，不能假定上传后就会自动并入档案、完成核验或与全部历史结果比较。
接收完成后，交给负责人员的应是一份有出处的材料，以及一组具体问题：哪页缺失，版本是否明确，来访者希望了解什么。让下一位查看资料的人知道哪些已经确认、哪些还需要问清楚，比把每个分数都抄进系统更有用。