项目负责人准备开复盘会，需要一份班级或部门的团体报告。导出按钮旁边却同时出现个人答卷、个人报告和汇总数据。为了省事，把所有文件打包发给参会者，看上去最完整，后面很难解释谁为何拿到了哪些内容。
导出前先明确这份文件要支持什么决定。需要调整活动安排、补充服务资源或确认任务完成情况时，群体趋势、完成率和时间范围通常已经够用。个人答卷和个人报告服务于另一个问题，需要由承担相应职责的人员在受限范围内处理。
先做一张导出检查单
检查单可以写四项：接收人是谁，文件回答什么问题，包含哪些统计范围，是否能识别到具体个人。接收人是班主任、部门负责人或项目管理者时，通常只需要与其职责直接相关的群体信息。人数很少的分组、自由文本、姓名字段和能回推个人的组合信息，应在导出前再次确认。
报告生成时也要把三类材料分开：个人答卷保留在受限记录中，个人报告按服务关系提供，团体报告只汇总符合条件的样本。这样后续需要重发或修订某一类材料时，不会牵动其他范围。
导出记录要能回看
每次导出至少记录操作人、时间、项目、文件类型和接收范围。多人共同负责项目时，由一名角色确认最终导出范围，避免不同人各自下载不同版本。橙星云等心理测评系统的导出验收，也应把文件字段和接收范围列为测试项。
团体报告的重点是帮助组织安排支持，不是把个人材料换成表格后继续流转。导出范围与用途对齐，报告才真正服务于项目管理。