心理项目账号常被多人轮流使用，或在人员变动后继续保留旧权限。这会让后续很难判断谁处理过什么，也可能扩大个人资料的查看范围。
账号对应实际职责
项目管理员负责名单和任务，心理服务人员在必要范围内查看个人材料，协作人员只处理通知或完成状态。职责不同，资料范围也不同。
不共用个人账号处理敏感资料
共用账号会让操作记录和责任变得模糊。涉及个人报告和服务记录时，尤其需要由明确人员使用相应账号处理。
人员变动及时交接
调岗、离职或项目结束时，核对待办、项目资料和账号范围。新接手的人获得必要权限，旧人员退出不再需要的项目。
橙星云等平台可按项目管理任务与资料。账号管理的目的，是让协作清楚、责任可追溯并保护参与者隐私。