心理辅导室已有能答题、出报告的一体机，再收到一份“心理测评系统”报价时，先别按产品名字决定是否购买。需要补的可能是机构管理或手机参与许可，也可能只是找回原来就有的后台账号。先盘点已交付的内容，再让新增报价对应确实做不了的工作，才能避免把同一套能力买两遍。
从原采购资料里找出已经买到的软件
把设备采购清单、合同附件、软件授权说明和验收记录放在一起。记录一体机型号、软件名称与版本、供应商，以及老师现在能打开的入口；核对随设备交付的是否只有现场界面，是否另有学校管理端、管理员账号和服务期限。没有找到登录地址，不等于当初没有购买。
真实采购文件也提醒我们，不宜把“一体机”和“管理系统”简单分成硬件、软件两块。盐城师范学院2021年《大学生心理危机干预系列软件与设备项目》在第21页分别列出心理自助系统、心理测评系统，第22页又为自助仪列出对接一体机的管理端要求，涉及内容、用户、权限和报告管理。查看该校采购文件
清单里列了管理端，还要核实是否已交付、能否正常使用，以及许可覆盖哪些终端和人员。不同厂商、版本和合同的组合可能不同，具体以本校采购和验收资料为准。设备里有测评按钮，也不等于已买齐全校使用的软件。
让现有设备跑一遍下一步要做的事
盘点时只检查学校准备开展的任务，不必为了凑齐功能而采购。现场接待、机房集中组织、学生自带手机参与，对软件的要求并不相同。
现场接待若只需要来访者在设备上完成一次约定的测评，并按安排获得结果，就先用现有设备演示这个过程。如果已经满足需求、许可也覆盖使用，就没有因为产品名称不同而重买的理由。若老师还需要查看这次结果，则继续确认从哪个账号、哪个页面找到，不能只演示受测者看到报告就结束。
准备在机房统一组织一批人时，拿虚拟名单做一次小规模演示：由谁建任务，名单属于哪个班级或组织，学生如何进入，老师在哪里确认完成情况和汇总结果。已有设备的后台若能承担这些工作，应先询问现有许可是否允许机房使用；如果不支持，再把缺项列入增购范围。
学生自带手机参与时，同样要核对具体入口及其与任务的关系。手机能打开一个测试网页，并不能证明它属于学校现有后台。再增加一个校区或一台自助机，也要分别问清是否增加终端许可、机构账号、使用人数或报告额度，不能把“可联网”当成“可不限范围使用”。
核对账号和数据，别留下两套无法交接的记录
问供应商的不应只有“能不能测”，还要有“这次测完后由谁管理”。学校是否拿到自己的管理账号？设备供应商与软件服务方是否为同一方？更换负责老师时，谁能交接账号、调整组织和处理授权？如果原有管理员入口从未交付或无人接手，先查清交付责任，未必需要买一个新系统。
对于数据归属与使用安排，要求双方书面说明学校可取得哪些记录、供应商按什么范围保存和处理、服务结束怎样交回。不要仅凭设备放在学校，就认定所有记录都保存在设备里；也不要把一个后台登录账号当成数据交接已经有保证。
请供应商用虚拟记录实际演示一次导出，核对导出的是报告文件、汇总表，还是也包括本校确有交接需要的人员对应关系、作答时间和分数等字段。只需留存报告的场景，不必无理由索取更多明细；确需后续迁移的场景，则不能用几张报告截图代替交接材料。查看、导出、备份恢复由谁负责，也应写清楚。
若计划同时使用旧设备与新平台，再问一遍：现场作答会出现在哪个系统，是否需要人工转录，是否确有可用的导入或对接方式，谁承担配置与验证。相同学号、相同量表名称，都不足以证明两边能自动合并。不能衔接时，应明确两个系统各自承担的任务及保留记录的方式，再判断这种分开使用是否能接受。
把许可期限和维修服务分开问
设备保修、软件使用许可、内容更新和在线服务可能有不同期限。核对时逐项问：当前版本能用到什么时候，哪些服务要续费，停止续费后能否继续现场作答、查看历史报告和导出数据，硬件更换或系统重装后如何恢复许可。不要把“设备买断”理解成所有联网服务都永久包含。
报价还应写明故障找谁：触摸屏损坏由谁修，软件无法登录由谁处理，后台账号交接、数据备份和恢复由谁支持。若增加手机入口或另一校区，需要哪些实施、培训与后续维护，也要对应到本次确实要做的任务。
这些问题的目的，是比较现有方案续用、原系统扩展和另购软件各自的完整负担。暂不使用的模块可以先不采购，不必因为套餐里列了更多名称，就把它们变成本校新增需求。
用一张缺口表决定买什么、暂不买什么
下面是采购讨论示例，实际结论要用本校材料和演示结果填写。“待核”不能直接写成“缺少”，更不能据此认定必须增购。
| 待完成任务 | 已有功能或材料 | 尚需核实的缺口 | 是否增购的判断 |
|---|---|---|---|
| 现场完成测评并按安排查看报告 | 设备已能演示完整过程 | 当前许可是否仍有效 | 满足任务且许可有效，保留现有能力 |
| 老师管理本次参与人员与结果 | 清单写有管理端，但账号未交接 | 原许可与后台实际范围 | 先恢复交付与核验，不急于重复买后台 |
| 机房或手机参加同一次学校任务 | 目前仅演示过一体机作答 | 其他终端是否可加入、许可是否覆盖 | 能扩展则比较扩展方案；不能才评估新增系统 |
| 另一校区使用并分别管理人员 | 已有一个机构账号 | 校区、终端及管理范围限制 | 只对确认超出的范围索取报价 |
| 留存旧记录或交接给新系统 | 可查看旧报告，导出尚未演示 | 可交接内容、格式与责任方 | 先确认交接可行性，再决定是否购迁移服务 |
把填完的表交给报价方，要求分别列出“继续使用的已有内容”“本次新增的软件许可或能力”“必要的配置、培训与数据交接服务”，并写明后续费用及服务范围。新增系统如果仍会让老师把旧设备的记录手工抄一遍，也应把这项工作算进比较。
最后的采购结论可以很简单：现有设备足够就继续用，已有软件未交付清楚就先补交接，只有明确任务超出原范围时再补购。这样讨论软件，预算才会落在真实缺口上。