心理测评项目结束后，很多材料会散落在不同地方：项目方案在文档里，告知记录在通知系统里，报告版本在测评平台里，处理意见在咨询师或项目负责人的表格里。
材料归档要解决的事情，是让后续复查能找到完整链路。它按用途、责任和期限整理材料，避免所有文件无限期散落保存。
项目方案要保存最终版
方案归档应保存最终执行版，并保留最初草案作为对照。对象范围、量表选择、项目时间、报告查看规则、预警处理流程和服务资源，都应出现在最终版中。
方案变更也要留痕。临时增加对象、调整量表、改变报告开放范围或新增外部合作方，都会影响后续解释。
ITC 测试使用指南强调测试使用要考虑目的、情境和相关方权利。项目方案就是这些边界的正式载体。
告知记录要能证明对象知情
心理测评项目需要说明测评目的、报告用途、查看范围、数据处理和后续服务。告知记录应能证明这些内容曾经被传达。
告知方式可以是系统弹窗、通知文件、邮件、会议材料或纸质确认。归档时要保存版本、时间、对象范围和发布人。
报告版本要对应作答和复核
报告版本归档不仅保存报告文件，还要保存作答时间、量表版本、生成时间、复核状态和撤回重发记录。
报告解释争议发生时，项目方需要知道当事人看到的是哪个版本，专业人员解释的是哪个版本，组织汇总引用的是哪个版本。
处理意见要区分专业记录和管理汇总
预警复核、咨询转介、回访建议和服务安排属于专业服务记录。管理汇总可以说明处理状态，不宜直接暴露完整专业记录。
橙星云可以记录预警处理和服务承接状态。归档时应按权限保存，避免管理层材料包含过多个人细节。
归档期限要和用途一致
归档前还要确认材料命名规则。项目名称、批次、版本和日期统一后，后续检索会更稳定。
项目材料保存多久，应结合项目协议、内部制度、法律要求和服务需要。没有继续用途的导出文件，不宜长期保存在个人电脑或聊天工具中。
个人信息保护法官方文本涉及个人信息保存期限和处理目的。心理测评材料归档应围绕明确用途保存。
归档清单要能被审计
归档清单还要写清查阅权限。项目负责人、专业人员、法务或信息安全人员查看的材料范围不同，归档不应变成统一开放。
归档清单可以列出材料名称、版本、责任人、保存位置、权限范围、保存期限和销毁方式。清单本身要比散落文件更重要。
归档完成后，应做一次抽查。随机选取一个批次、一份报告和一次预警处理，检查能否找到对应方案、告知版本和处理记录。心理测评项目材料归档，重点是让方案、告知、报告和处理意见彼此对应。材料链完整，项目后续复查、续费评估和风险处理才有基础。