学校心理档案年度整理，容易被做成文件搬家。真正需要处理的是材料层级：普查数据放在哪里，访谈记录谁能看，家校沟通如何保存，转介材料怎样进入后续观察。
年度整理的目标，是让下一学年心理工作能接上上一年的记录。档案越乱，老师越依赖个人记忆；档案分层清楚，风险复核和日常支持才有依据。
普查数据和访谈记录分开保存
普查数据主要用于群体趋势、预警线索和项目复盘。访谈记录包含更具体的学生情况，应由授权心理老师管理。两类材料放在同一个公开文件夹，会带来查看范围混乱。
学校可以把年度档案分成项目层、班级层和个体层。项目层记录普查方案、通知、完成率和结项报告；班级层记录团体辅导、班主任观察和班级趋势；个体层记录访谈、转介和后续观察。
项目层材料适合用于年度复盘，班级层材料适合用于课程和团体活动，个体层材料只服务持续支持。三类用途不同，保存目录和查看权限也要分开。
学校心理普查后的访谈安排可参考 学校心理普查后的访谈安排，预警名单和家长沟通需要分层。年度整理时，这些材料也要按层级归档。
橙星云用于学校普查时，可以承接批量发放、个人报告、班级趋势和预警记录。学校整理档案时，应把平台导出的材料和线下访谈记录对应起来。
家校沟通材料要标注边界
家校沟通记录要写明沟通时间、沟通对象、沟通主题、后续安排和需要保护的信息。家长提出的反馈、学校观察到的变化、外部资源建议，应放在授权范围内保存。
班主任可参与学生日常观察，但个人测评结果和访谈细节需要更严格的权限。年度整理时，可以给班主任保留观察表和支持建议，个人报告仍由心理中心管理。
班主任心理观察表可参考 班主任心理观察表，测评线索和日常表现要分开记录。年度档案里也要保留这条分界。
转介和后续观察要接到下一年
转介记录不能只停留在“已转介”。档案里要写明转介时间、外部资源类型、后续联系状态、学校内部观察安排和下一学年接续人。学生升年级、换班主任或转校时，这些信息尤其重要。
年度整理还要处理已结束项目。旧名单、过期二维码、测试账号、临时文件和导出材料都要清理或归档。保留材料要说明保存期限和查看权限。
年度复盘可以用一页清单完成：本年度完成了哪些普查，发现了哪些共性需求，哪些学生需要继续观察，哪些材料需要更新，下一学年需要补哪些资源。
档案整理也要清理失效入口。旧测评链接、旧二维码、过期咨询预约入口和临时下载文件，都应在年度整理时统一检查。
学校心理档案年度整理做细后，普查结果、访谈记录、家校沟通和转介材料会有明确位置。下一学年接手的人能看懂边界，也能继续提供支持。