对真正开展公益服务的公益机构，橙星云会免费提供系统；对小机构，也会提供较低价格的支持，帮助团队把事情做起来。预算有限的机构，可以先说明自己的工作和需求，不必因为担心软件费用，就直接放弃了解。
不过，拿到系统只是活动准备的一部分。一个小团队打算组织心理测评，还要安排好谁负责组织、谁解释结果、活动结束后找谁继续沟通。这几件事不一定需要很多人，却不能一直空着。
先选一件近期要完成的工作
与其一上来问“有多少量表”，不如先说清这次活动要服务哪些人，希望了解什么，预计多少人参加，准备在哪段时间完成。
例如，团队准备在一次社区活动中组织自愿参加的测评，就需要先确认工具是否适合参与对象，再把用途、参与方式和结果反馈安排讲清楚。临时凑出一串量表，可能让参与者做了很久，团队却没有时间逐项解释。
橙星云的团体测评可以围绕一个量表创建多人参与的测评，查看参与人数、完成人数，并汇总结果分布。机构可以设置测评说明和报告是否可见。一次团体测评对应一个量表；需要安排多个量表时，应使用“测评任务”功能。
这些功能解决的是组织和回收的问题。正式发出测评前，仍要由团队确认选用工具、说明内容和结果反馈方式。
把三项工作安排到具体的人
负责组织的人，检查参与入口能否打开，说明是否清楚，活动中有人不会操作时找谁。人手少，可以一人兼任几项工作，但要提前留出处理问题的时间。
负责解释的人，需要有相应的专业能力。测评结果不能直接当作医疗诊断，也不宜只把一份报告发给参与者，让对方自己猜。是否安排集中说明、个别反馈或后续咨询，应根据活动目标与实际能力确定。
负责后续衔接的人，要知道参与者有进一步需求时该联系谁。团队暂时没有承接能力，就提前整理可联系的专业资源，并核对服务时间和联系方式。不要等活动结束、参与者来问了，才临时找人。
把免费范围和人力安排一起核对
与服务方沟通时，可以把需要的功能、预计用量、使用期限和所需服务列在同一张清单上，逐项确认当前安排。项目如果会持续开展，也要说清下一阶段打算怎样使用。
尤其要问清人工服务包含哪些项目：例如首次使用指导、活动协助、专业结果解释或个别咨询，哪些已经包含，哪些需要团队自己安排，哪些可能另外产生费用。软件免费，不代表每一项人工服务都会免费提供；也不要未经核对，就在活动通知里替服务方作出承诺。
小团队可以先做一轮规模可控的活动，把组织、反馈和后续联系跑顺，再决定是否扩大。软件支持减轻了工具成本，余下的人力和时间就更值得花在参与者真正需要的环节上。