心理测评项目结束后，原始答案、个人报告、团体统计和操作日志要保留多久？直接写“统一保留三年”，很难解释不同资料为何需要同样的期限。
《个人信息保护法》第十九条规定，除法律、行政法规另有规定外，个人信息保存期限应当为实现处理目的所必要的最短时间。这意味着心理测评数据没有一条适用于所有学校、企业和咨询项目的固定年限。期限要从具体用途倒推。
先确定每类数据还承担什么任务
在项目执行期，身份信息用于发放和核对，作答记录用于计分，报告用于反馈，风险线索可能用于专业复核。项目结束后，这些任务的持续时间会出现差异。
身份与作答的对应关系可能在复核结束后失去用途；匿名团体统计还可用于项目验收；访问日志需要覆盖安全审计窗口；需要连续观察的项目，则可能保留经过授权的历次结果用于复测比较。每一项都应写明目的、起算时间、期限和责任人。
含有情绪、风险线索或其他能够反映个人心理健康情况的资料，泄露后可能造成明显影响，应采用与敏感程度相匹配的严格权限和保护措施。
把正在使用、限制归档和到期处理分开
数据生命周期可以分成三个阶段。正在使用的数据服务于当前项目，只有承担任务的角色可以访问；项目完成后确需保留的资料进入限制归档，减少可见人员和日常调用；期限届满后，按既定规则删除、去除可识别关系或转为无法识别个人的统计资料。
机构使用橙星云组织测评时，可以通过项目、报告和角色权限管理当前数据。保存期限、归档责任和删除审批仍需写进机构制度，并与系统中的导出权限、账号变更和操作记录对应起来。
删除条件要和保留期限一起告知
个人信息保护规则还规定，在处理目的已经实现、无法实现或不再必要，服务停止、保存期限届满，个人撤回同意，或者处理活动违反规定等情形下，应当主动删除个人信息。法律、行政法规规定的保存期限尚未届满，或者技术上难以删除时，除存储和采取必要保护措施外，应停止其他处理。
因此，项目通知不能只写一个截止日期。还要说明期限从哪天开始计算，个人怎样申请查阅、更正或删除，出现申诉复核、合同验收和法律要求时哪些资料会延长保留，以及延长由谁复查。
一张期限表要能回答六个问题
可执行的期限表至少包含数据类型、处理目的、责任角色、起算时间、保存期限和到期动作。学校还要区分在校期间的连续支持与毕业后的资料处理，企业要区分员工关怀、组织统计和离职后的账号资料，咨询项目要区分服务记录与平台账户数据。
需要依法或依合同保留的资料，应限定到相关记录，避免把例外扩大到整套心理测评数据。删除完成后可以保留必要的操作证明，记录删除对象、时间、依据和经办人，无需继续保存已经删除的敏感正文。
期限规则清楚以后，机构能够说明每项数据为何存在、谁能查看、何时退出使用。这样的制度比一个笼统的固定年限更容易执行，也更方便在项目验收时逐项核对。