心理服务台账常被误写成流水账。今天发了多少问卷，明天约了多少访谈，本周做了几次回访，数字都有了，服务链条却看不清。项目复盘时，管理者只能看到工作量，无法判断哪些服务真正接上了。
心理服务台账要记录的是服务对象从测评到咨询、转介、回访的连续过程。
台账要围绕服务节点
台账的基本节点可以包括：项目建档、测评发放、作答完成、报告生成、预警复核、初筛访谈、咨询预约、转介建议、回访记录和项目关闭。
每个节点要写清时间、责任人、对象范围、处理状态和下一步动作。只记录“已完成”不够，后续要能看出完成的是哪一步，是否还有未处理事项。
心理测评系统实施前的数据字段设计很关键。可以参考 心理测评系统实施前数据字段怎么定，组织架构、人员名单和权限边界会直接影响台账是否能查。
测评记录和咨询记录要分层
测评记录适合放项目层面的完成情况、报告状态、预警状态和复测变化。咨询记录涉及更敏感的个体内容，应限制查看范围。
台账里不宜混入完整咨询过程。机构需要知道服务是否发生、是否需要跟进、是否进入转介，详细个案内容则由专业记录单独管理。
橙星云用于机构心理服务时，可以让测评、报告、预警和权限形成同一套项目记录。咨询细节保留在专业人员范围内，管理者只看到必要的服务状态和汇总信息。
转介和回访要有结果字段
台账里常见的断点，是转介之后没有结果。记录里写了“建议转介”，后面不知道对方是否联系、是否完成预约、是否需要机构继续支持。
转介结果可以用较克制的字段记录：已告知、已联系、已预约、暂缓、拒绝、联系未果、需再次评估。它们能支持服务连续，又不扩大敏感信息。
回访也要写状态变化。比如情绪压力是否缓解、是否仍有服务需求、是否出现新的风险线索、是否需要进入复测或咨询。关于预警后的跟进流程，可参考 企业EAP高风险员工跟进流程。
台账要能支持月度复盘
心理服务台账要支持日常跟进，也要支持月度或季度复盘。机构需要知道完成率、等待人数、风险处理时长、转介成功率、回访遗漏和资源不足。
这些指标能帮助机构调整排班、培训、外部资源和项目预算。台账如果只存文字记录，后续很难形成管理判断。
权限变化也要进入台账
人员调岗、项目结束、外部服务方退出、临时授权到期，都应进入台账。心理服务记录的敏感度高，谁在什么时候看过、导出过、关闭过权限，都要能追溯。
数据导出尤其要谨慎。可参考 心理测评数据导出审批，字段范围、审批原因和留存时间应提前定好。
一份好的心理服务台账，能让机构看到服务状态，也能控制隐私边界。它不追求记录越多越好，重点是让测评、咨询、转介和回访之间不断线。